SI ARSITA
Sistem Informasi Arsip Tertata · RSUD Brigjend H. Hasan Basry Kandangan

Pedoman Teknis Penggunaan

Inovasi tata kelola kearsipan untuk mencatat daftar berkas dan daftar isi berkas arsip aktif, menyimpan arsip digital, melayani peminjaman, mencetak label ber-QR, serta mengingatkan jadwal retensi arsip.

Buka aplikasi

1. Latar belakang & tujuan

Pencatatan arsip aktif di unit pengolah selama ini disusun di lembar Excel “Daftar Berkas” dan “Daftar Isi Berkas”. SI ARSITA memindahkan pencatatan itu ke basis data terpusat sehingga arsip lebih cepat ditemukan, aman sesuai klasifikasi keamanan (SKKAD), dapat dibuktikan saat audit/pengawasan kearsipan internal, dan penyusutannya terpantau sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA).

2. Peran pengguna

PeranHak akses
AdminSeluruh fitur, termasuk pengguna, pengaturan, kunci integrasi, dan penetapan status Musnah/Permanen.
Arsiparis / OperatorMencatat berkas & naskah, unggah arsip digital, impor Excel, peminjaman, usul pindah/usul musnah, cetak laporan.
PimpinanMelihat dasbor, berkas, laporan; membuka arsip digital termasuk yang berklasifikasi Terbatas/Tertutup.

3. Langkah penggunaan

1
Masuk
Klik kartu SI ARSITA di portal SILAKSA atau buka langsung alamat aplikasinya. Halaman login akan tampil; masuk dengan username & password SI ARSITA, lalu segera ganti password bawaan lewat menu Akun saya.
2
Siapkan data master
Periksa menu Klasifikasi & JRA (kode klasifikasi, retensi aktif, retensi inaktif, nasib akhir), Unit Pengolah, dan Lokasi Simpan (gedung › ruang › lemari › rak › boks).
3
Pindahkan data lama
Menu Impor Excel → pilih file .xlsx yang berisi sheet “DAFTAR BERKAS” dan “DAFTAR ISI BERKAS” → periksa pratinjau → Simpan ke database.
4
Catat berkas baru
Menu Daftar Berkas → Berkas baru. Nomor berkas terisi otomatis per unit & tahun. Pilih kode klasifikasi, isi uraian, kurun waktu, jumlah, SKKAD, dan lokasi simpan.
5
Isi naskah ke dalam berkas
Pada halaman berkas → Tambah naskah. Isi Kepada / Dari / Hal, tanggal, SKKAD, lalu unggah hasil pindai (PDF/JPG). Gunakan “Simpan & tambah lagi” untuk entri beruntun.
6
Cetak label
Centang berkas di Daftar Berkas → Label terpilih, atau dari halaman berkas → Label. Tempel di map/boks; QR membuka berkas langsung di aplikasi.
7
Layani peminjaman
Menu Peminjaman → Catat peminjaman → cetak bukti pinjam. Saat dikembalikan, tekan Kembali dan catat kondisinya. Keterlambatan tampil di dasbor.
8
Pantau retensi
Menu Jadwal Retensi menampilkan berkas yang waktunya dipindah ke inaktif dan yang waktunya diproses nasib akhirnya. Pilih berkas → ubah status. Cetak Daftar Usul Musnah untuk Panitia Penilai Arsip.
9
Laporan
Menu Laporan & Cetak: Daftar Berkas dan Daftar Isi Berkas dalam format baku, dapat dicetak/PDF atau diunduh Excel.

4. Klasifikasi keamanan & akses (SKKAD)

Biasa/Terbuka Terbatas/Tertutup

File digital naskah Terbatas/Tertutup hanya dapat dibuka oleh admin, pimpinan, dan petugas yang mengunggahnya, tidak pernah dikirim melalui API, dan setiap pembukaan file tercatat di Jejak Aktivitas.

5. Cara kerja retensi

Tahun akhir aktif = tahun akhir kurun waktu berkas + retensi aktif. Tahun akhir inaktif = tahun akhir aktif + retensi inaktif. Contoh: berkas kurun 2026, retensi 2 + 3 tahun → aktif sampai akhir 2028, inaktif sampai akhir 2031, diproses nasib akhirnya mulai 2032. Nilai retensi wajib disesuaikan dengan JRA yang berlaku.

6. Integrasi SILAKSA

SI ARSITA v1.0 · RSUD Brigjend H. Hasan Basry Kandangan · Bagian dari ekosistem inovasi SILAKSA.